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2 verdades sobre mí: me encantan las listas de cotejo y odio las reuniones inútiles. Por lo tanto, las estoy combinando para crear mi lista de cotejo para reuniones efectivas.

¿Qué es una reunión útil?

En esta era de sobresaturación de información, parece que muchos de nosotros pasamos el día corriendo de una reunión a otra. Muchas de estas reuniones son innecesarias. Las reuniones útiles por lo general sirven para alguno de estos propósitos:

Tomar decisiones

A veces es necesario reunirse para tomar decisiones conjuntas, teniendo en cuenta diversos puntos de vista y escenarios.

Impulsar proyectos (tareas)

A veces se requieren reuniones de tormenta de ideas para comprender una iniciativa y dividirla en pasos. 2 cabezas funcionan mejor que 1, ¿cierto?

Animar la cultura compartida

Cada grupo tiene una cultura (organizacional) compartida: estos son los valores comunes y la forma deseada de hacer las cosas. Una reunión efectiva refuerza un vínculo saludable entre los asistentes y fortalece esa cultura compartida.

Lista de cotejo para reuniones efectivas

¿Tomamos las decisiones necesarias?

Este es bastante sencillo. ¿Se discutieron todos los puntos clave de decisión? ¿Se tomaron todas las decisiones pendientes? ¿No se dejó nada sobre la mesa?

¿Asignamos tareas con fecha a todos los participantes?

A veces las personas en reuniones dan muchas ideas para tareas sin definir el «quién lo hará» o «cuándo». Otras veces, algunos se ofrecen para muchas cosas mientras que otros no lo hacen.

En una reunión efectiva, las tareas se distribuyen de forma adecuada. También se incluyen plazos de entrega. Todos deben salir de una reunión sabiendo lo que tienen que hacer.

¿Asignamos a alguien para darle seguimiento a las tareas?

El seguimiento es otro eslabón débil en las reuniones. Por eso se debe definir un seguimiento al final de la reunión. Debe haber alguien que se asegure de que cada persona informe sobre sus tareas pendientes y monitoree su progreso. Normalmente abogo por que el anotador en la reunión asuma este rol.

¿Tenemos notas sobre las decisiones tomadas y las tareas asignadas?

Muchas reuniones parecen repetirse una y otra vez, con un progreso limitado. Esto puede ser debido a una toma de notas inadecuada. En la mayoría de las reuniones no se toman notas y algunas tienen minutas tan extensas que nadie las lee. Así, las personas siguen convocando reuniones innecesarias para discutir las mismas cosas.

Una reunión efectiva tiene un anotador asignado para documentar las decisiones y el plan de acción (tareas pendientes). Luego, se comparten rápidamente con todos los asistentes y otras partes interesadas.

¿Honramos nuestra cultura compartida en la reunión?

Este puede ser el elemento más importante en nuestra lista de cotejo. ¿Se ha llevado la reunión de acuerdo a la cultura compartida? ¿Sienten los asistentes que esta reunión alimentó esa cultura? ¿Se sienten más unidos? Si no, ¿qué pueden hacer diferente la próxima vez?

Cómo utilizar esta lista de cotejo

Lo bueno de las listas de cotejo es que te brindan una guía simple de lo que debería ser el resultado final. Esto, a su vez, te ayuda a planificar. Por lo tanto, esta Lista de Cotejo para Reuniones Efectivas te ayuda a prepararte para la reunión y a evaluarla al final.

Te recomiendo que revises la lista de cotejo con todos los asistentes al final de la reunión. Esto asegura que no olvides nada y también le enseña a tu equipo a cómo prepararse para futuras reuniones efectivas.

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